Privacyverklaring Fitlab

‍

Bij Fitlab draait persoonlijke begeleiding om vertrouwen. Dat geldt ook voor de manier waarop we met je persoonsgegevens omgaan. In deze privacyverklaring leggen we uit welke gegevens we verzamelen, waarom we dat doen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt.

Deze privacyverklaring is van toepassing op het gebruik van onze website, contactformulieren, intakeformulieren, communicatie, trainingen, coachingstrajecten en andere diensten van Fitlab.

1. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens?

Fitlab B.V. is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

‍

Fitlab B.V.
Getfertplein 125
7512 HK Enschede
Nederland

KvK-nummer: 42026911
Vestigingsnummer: 000031063977

E-mail: info@fitlab.nl
Telefoon: 088 90 90 806
Website: www.fitlab.nl

‍

Heb je vragen over deze privacyverklaring of over de manier waarop we met je persoonsgegevens omgaan? Mail ons dan via info@fitlab.nl.

2. Welke persoonsgegevens verwerken we?

We verwerken alleen persoonsgegevens die nodig zijn om je goed te kunnen helpen, onze diensten uit te voeren en onze website goed te laten werken. Welke gegevens we verwerken, hangt af van hoe je contact met Fitlab hebt.

‍

We kunnen de volgende gegevens verwerken:

‍

Contactgegevens
Zoals je naam, e-mailadres, telefoonnummer en de inhoud van je bericht.

‍

Aanvraag- en intakegegevens
Zoals je trainingsdoelen, voorkeur voor een locatie, gewenste vorm van begeleiding, beschikbaarheid, motivatie, ervaring met training en andere informatie die je zelf invult via een formulier of tijdens een intake.

‍

Gezondheidsgerelateerde gegevens
Omdat Fitlab persoonlijke training en coaching aanbiedt, kan het zijn dat je informatie met ons deelt over je fysieke situatie. Denk aan blessures, klachten, belastbaarheid, trainingsniveau, leefstijl, voeding, herstel, slaap, fysieke doelen of andere informatie die relevant is om veilig en persoonlijk te kunnen begeleiden.

We verwerken dit soort gegevens alleen wanneer je deze zelf met ons deelt en wanneer dit nodig is om onze begeleiding goed, veilig en verantwoord uit te voeren.

‍

Klant- en trajectgegevens
Zoals afspraken, trainingen, voortgang, voorkeuren, gekozen diensten, facturen en betalingsinformatie.

‍

Communicatiegegevens
Zoals e-mails, telefoongesprekken, WhatsApp-berichten of andere berichten die je met ons uitwisselt.

‍

Websitegegevens
Zoals gegevens over je websitebezoek, bezochte pagina’s, apparaat, browser en algemene gebruiksstatistieken. Hiervoor gebruiken we Google Analytics.

‍

Beeldmateriaal en testimonials
Als we foto’s, video’s, reviews of klantverhalen gebruiken waarin je herkenbaar bent, doen we dat alleen met jouw toestemming.

3. Waarom verwerken we je persoonsgegevens?

We gebruiken je persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• om contact met je op te nemen naar aanleiding van een aanvraag;
• om een intakegesprek te plannen;
• om te beoordelen welke training of begeleiding bij jou past;
• om persoonlijke training, duo training, coaching of andere Fitlab-diensten uit te voeren;
• om training, voeding, voortgang en begeleiding persoonlijk af te stemmen;
• om afspraken en communicatie goed te organiseren;
• om je als klant of member goed te kunnen begeleiden;
• om vragen te beantwoorden en contact te onderhouden;
• om onze administratie, facturatie en betalingen te verwerken;
• om onze website goed te laten werken en te verbeteren;
• om inzicht te krijgen in het algemene gebruik van onze website via Google Analytics;
• om de veiligheid en kwaliteit van onze dienstverlening te bewaken;
• om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals fiscale administratieplicht.

We gebruiken je gegevens niet voor doelen die niet passen bij de reden waarvoor je ze hebt gedeeld.

4. Op basis waarvan verwerken we je gegevens?

We verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daar een geldige grondslag voor is. Afhankelijk van de situatie verwerken we je gegevens op basis van:

‍

Toestemming
Bijvoorbeeld wanneer je een formulier invult, gezondheidsinformatie deelt of toestemming geeft voor het gebruik van beeldmateriaal of een testimonial.

‍

Uitvoering van een overeenkomst
Bijvoorbeeld wanneer je klant of member wordt en we je gegevens nodig hebben om trainingen, coaching, afspraken of betalingen te regelen.

‍

Gerechtvaardigd belang
Bijvoorbeeld om contact te onderhouden met geïnteresseerden, onze website te verbeteren, algemene websitegegevens te analyseren of onze bedrijfsvoering veilig en efficiënt te organiseren.

‍

Wettelijke verplichting
Bijvoorbeeld wanneer we bepaalde administratie of factuurgegevens moeten bewaren voor de Belastingdienst.

5. Gezondheidsgegevens en gevoelige informatie

Sommige informatie die je met Fitlab deelt, kan gaan over je gezondheid of fysieke situatie. Denk aan blessures, klachten, belastbaarheid, voeding, herstel of andere persoonlijke omstandigheden.

‍

Gezondheidsgegevens zijn gevoelige persoonsgegevens. Daarom gaan we hier extra zorgvuldig mee om. We verwerken deze gegevens alleen wanneer dat nodig is om je veilig, persoonlijk en verantwoord te begeleiden.

‍

Alleen trainers of medewerkers die deze informatie nodig hebben voor jouw begeleiding krijgen toegang tot deze gegevens. We delen gezondheidsgegevens niet met anderen, tenzij dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening, wettelijk verplicht is of je daar zelf duidelijk toestemming voor geeft.

Fitlab is geen medische instelling en stelt geen medische diagnoses. Bij medische klachten of twijfel adviseren we je altijd contact op te nemen met een arts of medisch specialist.

6. Gegevens van personen jonger dan 16 jaar

Onze website en diensten zijn niet specifiek gericht op kinderen jonger dan 16 jaar. Ben je jonger dan 16 jaar? Dan hebben we toestemming nodig van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger voordat je persoonsgegevens met ons deelt of gebruikmaakt van onze diensten.

Als we ontdekken dat we zonder toestemming gegevens hebben verzameld van iemand jonger dan 16 jaar, verwijderen we deze gegevens, tenzij er een wettelijke reden is om ze te bewaren.

7. Met wie delen we je gegevens?

We verkopen je persoonsgegevens nooit aan derden.

We delen gegevens alleen met partijen die nodig zijn om onze website, communicatie, administratie of dienstverlening goed uit te voeren. Denk aan:

• Webflow, voor hosting, websitebeheer en eventuele formulierverwerking;
• Google Analytics, voor algemene website-analyse;
• administratieve of boekhoudkundige dienstverleners, wanneer dat nodig is voor facturatie en administratie;
• IT- of beveiligingspartijen, wanneer dat nodig is voor het veilig functioneren van onze systemen;
• professionele adviseurs, wanneer dat noodzakelijk is.

We gebruiken geen Meta Pixel, LinkedIn Insight Tag, Hotjar of andere advertentie- of gedragsanalysepixels op onze website.

Wanneer een externe partij namens ons persoonsgegevens verwerkt, maken we afspraken over beveiliging, vertrouwelijkheid en zorgvuldig gebruik van gegevens.

8. Google Analytics

We gebruiken Google Analytics om inzicht te krijgen in het gebruik van onze website. Daarmee kunnen we zien welke pagina’s worden bezocht, hoe bezoekers door de website bewegen en hoe we de website kunnen verbeteren.

Google Analytics verzamelt algemene statistieken over websitegebruik. We gebruiken deze informatie niet om individuele bezoekers persoonlijk te volgen en we gebruiken Google Analytics niet voor remarketing of advertentietargeting.

Google Analytics 4 slaat geen individuele IP-adressen van bezoekers uit de Europese Unie op. Wel kan Google Analytics algemene locatiegegevens afleiden, zoals land, regio of stad, om geaggregeerde statistieken te tonen.

We gebruiken Google Analytics alleen voor analytische doeleinden en niet om bezoekers op andere websites te volgen of persoonlijke profielen op te bouwen voor advertenties.

9. Cookies

Onze website gebruikt cookies en vergelijkbare technieken. Cookies zijn kleine bestanden die op je apparaat worden geplaatst wanneer je onze website bezoekt.

‍

We gebruiken:

‍

Functionele cookies
Deze zijn nodig om de website goed te laten werken. Denk aan basisfunctionaliteit, beveiliging en formulierfunctionaliteit.

‍

Analytische cookies
Deze gebruiken we via Google Analytics om het algemene gebruik van de website te meten en de website te verbeteren.

‍

We gebruiken geen marketingcookies voor advertentietargeting, remarketing of persoonlijke advertentieprofielen.

‍

Je kunt cookies beheren of verwijderen via je browserinstellingen. Als we een cookiemelding gebruiken, kun je daar je voorkeuren instellen of wijzigen.

10. Foto’s, video’s en klantverhalen

We gebruiken foto’s, video’s, reviews of klantverhalen alleen wanneer dat zorgvuldig en passend gebeurt. Als je herkenbaar in beeld bent of als jouw verhaal persoonlijk wordt gedeeld, vragen we daarvoor eerst toestemming.

Je mag die toestemming later intrekken. We stoppen dan met toekomstig gebruik van het materiaal, voor zover dat redelijkerwijs mogelijk is. Materiaal dat al is gedrukt, gepubliceerd of onderdeel is van afgeronde campagnes kan soms niet direct of volledig worden teruggedraaid.

11. Hoe lang bewaren we je gegevens?

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor we ze hebben verzameld, tenzij we wettelijk verplicht zijn om gegevens langer te bewaren.

‍

We hanteren in grote lijnen de volgende bewaartermijnen:

‍

Contactaanvragen
Gegevens uit contact- of informatieaanvragen bewaren we zolang nodig is om je aanvraag te behandelen. Als je geen klant wordt, bewaren we deze gegevens maximaal 2 jaar na het laatste contactmoment, tenzij je eerder vraagt om verwijdering.

‍

Intakegegevens
Gegevens uit intakeformulieren bewaren we zolang ze relevant zijn voor je begeleiding. Als je klant wordt, kunnen deze gegevens onderdeel worden van je klantdossier. Als je geen klant wordt, bewaren we intakegegevens maximaal 2 jaar na het laatste contactmoment, tenzij er een reden is om ze eerder te verwijderen.

‍

Klant- en trajectgegevens
Gegevens die nodig zijn voor training, coaching, voortgang en begeleiding bewaren we zolang je klant bent en daarna maximaal 2 jaar, tenzij een langere bewaartermijn nodig is voor administratie, juridische onderbouwing of wettelijke verplichtingen.

‍

Financiële administratie
Facturen, betaalgegevens en andere administratieve gegevens bewaren we 7 jaar, omdat dit wettelijk verplicht kan zijn voor de fiscale administratie.

‍

Google Analytics-gegevens
Gegevens in Google Analytics worden bewaard volgens de ingestelde bewaartermijn binnen Google Analytics. We gebruiken deze gegevens alleen voor algemene website-analyse.

‍

Beeldmateriaal en testimonials
Foto’s, video’s, reviews en klantverhalen bewaren en gebruiken we zolang de toestemming geldig is of totdat je je toestemming intrekt, tenzij er andere afspraken zijn gemaakt.

Wanneer gegevens niet meer nodig zijn, verwijderen of anonimiseren we ze.

12. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige softwareleveranciers, zoals Google of Webflow, kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte. Als dat gebeurt, zorgen we ervoor dat dit alleen plaatsvindt wanneer daarvoor passende waarborgen zijn getroffen, zoals standaardcontractbepalingen of andere maatregelen die volgens de AVG zijn toegestaan.

13. Geautomatiseerde besluitvorming

Fitlab neemt geen besluiten die volledig automatisch worden genomen en die grote gevolgen voor jou hebben. Beslissingen over training, begeleiding of lidmaatschappen worden altijd met menselijke beoordeling genomen.

14. Hoe beveiligen we je gegevens?

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang en ongewenste openbaarmaking.

We doen dit onder andere door:

• gebruik te maken van beveiligde verbindingen;
• toegang tot gegevens te beperken tot mensen die deze nodig hebben;
• zorgvuldig om te gaan met wachtwoorden en systemen;
• externe software zorgvuldig te selecteren;
• afspraken te maken met verwerkers;
• gegevens niet langer te bewaren dan nodig is.

Geen enkel systeem is 100% waterdicht, maar we nemen privacy en beveiliging serieus. Als er toch iets misgaat, handelen we volgens de wettelijke regels voor datalekken.

15. Jouw rechten

Je hebt volgens de AVG verschillende rechten. Je mag ons vragen om:

• inzage te geven in de persoonsgegevens die we van je hebben;
• onjuiste gegevens te corrigeren;
• gegevens te verwijderen;
• de verwerking van je gegevens te beperken;
• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
• je gegevens over te dragen aan jou of een andere partij;
• eerder gegeven toestemming in te trekken.

Wil je gebruikmaken van je rechten? Mail dan naar info@fitlab.nl. We kunnen je vragen om je identiteit te bevestigen, zodat we zeker weten dat we de gegevens aan de juiste persoon geven.

We reageren zo snel mogelijk, uiterlijk binnen de wettelijke termijn.

16. Klacht indienen

Als je vindt dat we niet zorgvuldig met je persoonsgegevens omgaan, horen we dat graag eerst van jou. Dan kunnen we samen kijken naar een oplossing.

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder op het gebied van privacy.

17. Wijzigingen in deze privacyverklaring

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze website, dienstverlening, software of wettelijke verplichtingen veranderen. De nieuwste versie staat altijd op deze pagina.